Вести грамотную деловую переписку — важный профессиональный навык. Язык делового общения — это не просто слова, это проявление уважения и внимания к собеседнику. Подумать об адресате = написать письмо, которое ты сам хотел бы получить: четкое, грамотное и полное. Ниже — самые важные пункты из книги Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой, которые помогут выстроить корректную деловую переписку.
6 самых важных правил деловой переписки
1. Одно письмо — одно дело
Все просто: если к получателю несколько вопросов по разным проектам, надо писать соответствующее количество писем.
2. Назвать письмо
Письмо без темы — довольно странное явление. Но, кроме того, что письмо должно быть с названием, это важно сделать корректно. В идеале, чтобы при первом взгляде на тему получатель понимал, что его ждет. Для этого необходимо, чтобы название содержало подробности, а не общие слова. Пример темы: не «Сотрудничество», а «Размещение рекламы на alfa.ru».
3. Обозначить срочность
Скорость выполнения задачи необходимо обозначать не общими фразами, вроде «срочно» и «в ближайшее время», а указывать конкретный срок — ко вторнику или до 17:00.
На заметку: если вопрос необходимо решить в течение пары часов, то лучше позвонить. Электронная почта — не оперативный способ связи. Более того, есть общепринятое правило, что на письмо, полученное по электронной почте, можно ответить в течение суток, если внутри компании не приняты другие правила.
4. Деление на абзацы и пункты
Письмо, в котором вся информация изложена сплошным текстом, читать неудобно. Необходимо выделять вступление, основную информацию, заключение. Примите за правило — один абзац = одна тема. Вопросы к адресату также необходимо заключать в отдельный абзац, плюс желательно их пронумеровать, чтобы получателю было легче отвечать. Если в письме есть ссылка, то для нее тоже нужен отдельный абзац (обычно ставится в конце письма).
Важно: не стоит перегибать палку и отделять каждую мысль в абзацы.
5. Быть внимательным к имени
Внимательное отношение к имени — важное слагаемое деловой переписки. Если вам представились Оксаной, называть надо Оксаной, а не Ксенией. Если Александром, не переходить на Сашу. Подобные ошибки показывают небрежность к собеседнику. Если же имя указано не совсем ясно (например, в соцсетях), можно спросить, как лучше обращаться.
6. Вспомогательные материалы — сразу
Вспомогательные материалы направляйте сразу во вложении или прикрепляйте ссылку. В идеале, чтобы получатель не переключался на другие программы.
Структура письма
• Имя отправителя
По имени отправителя в списке входящих адресат должен сразу понять, личное это письмо или нет. Письмо выглядит личным, когда подписано конкретным человеком, а не названием компании.
• Тема письма
(читать выше)
• Приветствие
Здороваемся один раз в день, а не в каждом письме, и не употребляем заштампованное выражение «Доброго времени суток».
• Суть разговора
Суть разговора следует изложить сразу после приветствия без каких-либо подводок.
• Вопрос или призыв
После прочтения письма адресат должен понимать, что ему необходимо сделать.
• Подпись
В подписи достаточно указать имя и должность. При этом подписывайте письмо так, как вам было бы приятно, чтобы к вам обращались. Также важно, чтобы имя было понятным (например, не Alex, так как не совсем ясно по итогу, как обращаться — Алексей, Алекс или Alexey).
• Как связаться, кроме почты
Можно добавить любой альтернативный канал связи в виде телефона, Telegram или What’s App.
Правила вежливости
Вежливость — это забота, а не слова. Письмо может состоять из учтивых слов, но по своей сути быть хамским. Проявлять вежливость значит заботиться о своем получателе, а не нагромождать письмо раздражающими штампами.
Извинения
Во-первых, извиняться, если вы не сделали работу, не имеет смысла. Необходимо предупреждать заранее и предложить решение, некий план, как уладить вопрос. А во-вторых, не пишите «Приносим свои извинения за доставленные неудобства». Это штамп, который не имеет ничего общего с человеческим отношением. Лучше просто написать: «Простите за эту ситуацию».
«Заранее спасибо» — ТАБУ
Забудьте про это выражение раз и навсегда. «Заранее спасибо» — это признак манипуляции, оно показывает неуважение к планам и желаниям адресата. Этой фразой вы сразу лишаете получателя выбора и отказа в вашей просьбе.
Перекладывание ответственности
Если вы пишете письмо сразу нескольким коллегам с общим заданием, сразу распределяйте задачи конкретно каждому, а не размазывайте ответственность фразой, вроде «Коллеги, к пятнице надо подготовить верстку статьи о компании».
Еще несколько важных правил:
1. Убрать из письма все лишнее
Это еще один способ позаботиться о получателе, а потому убираем:
– Уведомление о конфиденциальности;
– Обвес пересылаемого сообщения;
– «Сообщение проверено на вирусы»;
– «Отправлено с iPhone / Samsung / и так далее» (некоторые гуру карьерного роста рекомендуют даже добавлять эту подпись, чтобы показать свою личную эффективность и готовность работать круглыми сутками из любой точки мира, но, на самом деле, получателя не интересует, с какого устройства пришло письмо, это лишь добавляет мусора).
2. Удаляйте подобные слова из деловой переписки: плизики, пасипки, будьте добры, я вас услышал, просьба принять к сведению, прошу рассмотреть возможность и другие уменьшительно-ласкательные словечки и штампы.
3. Не делайте за человека выводы о том, что происходит у него в голове
Не пишите: вам нравится, вы любите, вам захочется, вам подойдет, вам это выгодно, у тебя точно это получится. Адресату виднее, что ему нравится и что ему выгодно.
4. Не распоряжайтесь временем получателя письма, спрашивая «Как у тебя со временем?». Как у человека со временем — это его личное дело.
5. Не пишите то, что нельзя переслать
Сохраняйте профессионализм в переписке и не позволяйте себе лишнего. Помните, что всегда может возникнуть ситуация, когда необходимо будет показать письмо коллеге или клиенту.
6. Никогда не пишите на эмоциях
Возьмите за правило никогда не отправлять письмо, написанное на эмоциях. Особенно, если в вас клокочет вулкан гнева. Письмо можно написать, но не отправлять.
Фото: @nycbambi
ВАМ ТАКЖЕ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
